Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αντικαθιστά σταδιακά την κλασική έκδοση χειρόγραφων παραστατικών, ένα γεγονός που μόνο τυχαίο δεν είναι.
Όλο και περισσότεροι επαγγελματίες και στην Ελλάδα ανακαλύπτουν τα τεράστια πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης έναντι τις «κλασικής», σε θέματα όπως η διαχείριση, η αποθήκευση των τιμολογίων. Άνθρωποι της αγοράς μάλιστα υποστηρίζουν ότι σύντομα αναμένεται να καθιερωθεί και υποχρεωτικά με νόμο, ακολουθώντας τις ανάλογες πρακτικές στις υπόλοιπες ευρωπαϊκές χώρες, σε πολλές από τις οποίες η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πραγματικότητα εδώ και πολύ καιρό.
Οι cloud εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι το επόμενο βήμα στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, και είναι ήδη πραγματικότητα σήμερα.
Η εξέλιξη αυτή συνοδεύεται από απεριόριστες δυνατότητες αφού πλέον τα δεδομένα των εφαρμογών είναι προσβάσιμα μέσω διαδικτύου ανεξαρτήτως χώρου, χρόνου και συσκευής. Επίσης, η cloud τιμολόγηση (cloud invoicing) διευκολύνει την πρόσβαση πολλαπλών χρηστών real time με αποτέλεσμα την πληρέστερη πληροφόρηση ώστε να μην αναλώνεται χρόνος στην κοινοποίηση εγγράφων μεταξύ υπαλλήλων και τρίτων συνεργατών (όπως π.χ. λογιστές).
Συγκεκριμένα, η ανάπτυξη online εφαρμογών ηλεκτρονικής τιμολόγησης για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις έχει σημειώσει άνοδο στην Ελλάδα. Τα οικονομικά οφέλη είναι ορατά από το 2013 και εκτιμάται ότι εξοικονομούνται πάνω από 1 δισ. ευρώ ετησίως σε λειτουργικά έξοδα από Ελληνικές επιχειρήσεις που έχουν επιλέξει εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης για έκδοση των παραστατικών και παρακολούθηση της ρευστότητας της εταιρείας τους.
Οι υφιστάμενες και επερχόμενες αλλαγές στην νομοθεσία σε συνδυασμό με πρόσφατες κυβερνητικές εξαγγελίες καθιστούν την γνώση για ηλεκτρονική τιμολόγηση και τις ηλεκτρονικές πληρωμές απαραίτητη για όλες πλέον τις Ελληνικές επιχειρήσεις.
Παρακάτω παρατίθενται οι πέντε cloud-based λύσεις που έχουν αλλάξει την αγορά στον τομέα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και είναι σημαντικό να γνωρίζει κάθε ελεύθερος επαγγελματίας.
Elorus
Ίσως η πιο ολοκληρωμένη λύση στην ελληνική αγορά των cloud εφαρμογών ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Αρχικά, το περιβάλλον της εφαρμογής είναι πολύ φιλικό και καλαίσθητο με εμφάνιση μοντέρνου application και ευκολονόητου μενού. Είναι κατάλληλη για ελεύθερους επαγγελματίες, μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία εσόδων/εξόδων. Η παραμετροποίηση των παραστατικών και των λειτουργιών της εφαρμογής σύμφωνα με τις ανάγκες του χρήστη και του οργανισμού είναι ένα από τα συγκριτικά πλεονεκτήματά της. Διαθέτει διαχείριση πολλαπλών χρηστών/οργανισμών, μετάφραση των παραστατικών σε 7 γλώσσες, επαγγελματικά templates με χρωματικές παραλλαγές και λειτουργία αυτόματης έκδοσης επαναλαμβανόμενων παραστατικών αγορών και πωλήσεων.
Σημαντική λειτουργία της εφαρμογής είναι το online billing, η δυνατότητα να δέχεται ο επαγγελματίας πληρωμές για τα παραστατικά που έστειλε ηλεκτρονικά στους πελάτες του. Η εφαρμογή διαθέτει 2 παρόχους online πληρωμών μέχρι στιγμής (PayPal και Viva Payments).
Επιπλέον features είναι τα αναλυτικά reports σχετικά με πωλήσεις/αγορές/φόρους και την ταμειακή ρευστότητα που δίνουν πλήρη εικόνα των επιδόσεων της εταιρείας. Η διαχείριση αποθήκης προϊόντων σε συνδυασμό με την συγκεντρωτική αναφορά πωλήσεων ανά είδος προσφέρουν στο χρήστη ακόμα πιο λεπτομερή αναφορά των κινήσεων ανά προϊόν.
Τέλος, η διασύνδεση του Elorus με τρίτα προγράμματα μέσω του προγραμματιστικού API του προσδίδει ευελιξία και τελικά προσφέρει στο χρήστη τη δυνατότητα να προσαρμόσει πλήρως την εφαρμογή στις ανάγκες του.
Billit
Πρόκειται για μια πλατφόρμα που απευθύνεται κυρίως σε ελεύθερους επαγγελματίες και τους δίνει τη δυνατότητα να εκδίδουν τα αθεώρητα παραστατικά τους , να τα αποστέλλουν ηλεκτρονικά στους πελάτες τους και να λαμβάνουν γι’ αυτά online πληρωμές. Το περιβάλλον της εφαρμογής είναι αρκετά απλό και μπορεί κανείς να έχει πρόσβαση στα δεδομένα του από όλες τις συσκευές λόγω του responsive σχεδιασμού της.
Επιπλέον, δίνει πρόσβαση στο λογιστή της εταιρείας του χρήστη και παρέχει μια δευτερεύουσα γλώσσα στην οποία μπορούν να εκδίδονται τα παραστατικά επιλέγοντας ανάμεσα σε 2 templates τιμολογίων.
Σημαντικά features είναι η ελεύθερη προσθήκη επιπλέον πεδίων στα παραστατικά και η δημιουργία tags (ετικετών) για την πιο εύκολη ομαδοποίηση, αναζήτηση και προβολή των εγγραφών μέσα στην εφαρμογή. Ο developer της εφαρμογής έχει αναρτήσει στο youtube videos στα οποία καθοδηγεί το χρήστη στο πως να την χρησιμοποιήσει και παρέχει τις υπηρεσίες του uservoice όσον αφορά το ticketing. Τέλος, παρέχει ΑPI στους χρήστες που επιθυμούν να διασυνδέσουν το billit με άλλες εφαρμογές και να αυτοματοποιήσουν διαδικασίες.
Invoicepro
Η online αυτή εφαρμογή τιμολόγησης παρέχει στο χρήστη εύκολη πλοήγηση στο μενού και προσφέρει την πλειοψηφία των δυνατοτήτων μιας cloud-based λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Είναι πλήρως προσαρμοσμένη στα ελληνικά δεδομένα και θα λέγαμε ότι απευθύνεται κυρίως σε χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με τα λογιστικά. Παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης πολλών χρηστών ανά εταιρεία και διαθέτει 10 είδη αναφορών.
Στα δυνατά του σημείο περιλαμβάνονται η έκδοση παραστατικών σε 3 νομίσματα (ευρώ, δολάριο και λέβα), ο αυτόματος υπολογισμός ισοτιμιών και επαναφορά των δεδομένων σε προηγούμενη κατάσταση. Επίσης, διαθέτει 5 document themes με πολλές χρωματικές παραλλαγές και μπορεί κανείς να εκδώσει παραστατικά στα ελληνικά και στα αγγλικά.
Mobis
Πρόκειται για μια οnline εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης που απευθύνεται κυρίως σε ελεύθερους επαγγελματίες που παρέχουν υπηρεσίες και χρειάζονται να εκδίδουν τα τιμολόγιά τους εύκολα και γρήγορα. Διαθέτει πολύ απλό περιβάλλον και κατανοητό μενού που το καθιστούν πολύ φιλικό προς το χρήστη ο οποίος δεν χρειάζεται να είναι γνώστης λογιστικών.
Η εφαρμογή διαθέτει οδηγό χρήσης σε κάθε καρτέλα ο οποίος επεξηγεί τα διάφορα πεδία και διευκολύνει το χρήστη να εξοικειωθεί ομαλά. Επίσης, διαθέτει σύστημα διαχείρισης tickets ως προς το support. Στα εξτρά της εφαρμογής είναι η δυνατότητα εκτύπωσης κενών τιμολογίων σε περίπτωση που χρειαστεί ο επαγγελματίας να κόψει κάποιο τιμολόγιο χειρόγραφα.
Orbi
Το Orbi είναι μια cloud εφαρμογή η οποία συμπληρώνει την γκάμα προϊόντων της Singular Logic που έχει εδραιωμένη παρουσία στην Ελλάδα εδώ και δεκαετίες. Πρόκειται στην ουσία για μια πλατφόρμα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο υπαλλήλων λογιστηρίου για την τήρηση βιβλίων Β’ κατηγορίας.
Διαθέτει φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον και κατανοητό μενού. Επίσης, έχει ενσωματωμένο ημερολόγιο όπου μπορεί κανείς να οργανώσει την ατζέντα του, να λαμβάνει υπενθυμίσεις και να παρακολουθεί την καταγραφή κινήσεων στο σύστημα.
Στα πλεονεκτήματά της συγκαταλέγονται οι αναφορές περιοδικών δηλώσεων ΦΠΑ και καταστάσεων ΚΕΠΥΟ.
Παράλληλα, παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας projects ώστε να καταγράφονται όλα τα σχετικά έσοδα/έξοδα και να παρακολουθείται η πορεία τους. Τέλος, παρότι το Orbi είναι μια προσεγμένη εφαρμογή, φαίνεται να παρουσιάζει μειωμένη προγραμματιστική δραστηριότητα το τελευταίο διάστημα.
