Business Digital Tools 2022: Τα ψηφιακά εργαλεία των μικρομεσαίων επιχειρήσεων

Η πανδημία άλλαξε τη ζωή μας σχεδόν σε όλους τους τομείς και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις δεν αποτελούν εξαίρεση. Συγκεκριμένα, η υγειονομική κρίση και οι νέες ανάγκες και απαιτήσεις που δημιουργήθηκαν ήρθαν να αποδείξουν ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν περιορίζεται στο ρόλο μιας προαιρετικής επιλογής αλλά αποτελεί μια στρατηγική αναγκαιότητα. 

Ομολογουμένως, οι προκλήσεις για τις ΜμΕ είναι σημαντικές, αφού, αφενός, οι επιπτώσεις της πανδημίας και της ενεργειακής κρίσης επηρεάζουν την κερδοφορία τους, αφετέρου, το χάσμα με τις μεγάλες επιχειρήσεις διευρύνεται και δημιουργεί ανισότητες. 

Άλλωστε, όπως έχει αποδειχθεί, όσο πιο μεγάλη η ψηφιακή ωριμότητα ανάλογα είναι και τα επιχειρηματικά οφέλη, με αύξηση πωλήσεων και μείωση κόστους.

Στον αντίποδα, η έλλειψη ενημέρωσης και εκπαίδευσης, πόρων και δεξιοτήτων είναι τα βασικά εμπόδια στη χρήση των ψηφιακών τεχνολογιών από τις ΜμΕ.

Στη χώρα μας, σημαντική «ανάσα» έρχονται να δώσουν τα προγράμματα για την ψηφιακή αναβάθμιση των μικρομεσαίων επιχειρήσεων με τη στήριξη του Ταμείου Ανάκαμψης.

Συγκεκριμένα, μέσω τριών προσκλήσεων προβλέπεται η επιδότηση σε ποσοστό έως 90%, μέσω vouchers, επενδύσεων για ψηφιακά εργαλεία και εφαρμογές που θα τονώσουν την ανταγωνιστικότητά τους.

Για τους σκοπούς αυτούς αναμένεται να δαπανηθεί ένα ποσό της τάξεως των 445 εκατ. ευρώ. Εξ αυτών, 180 εκατ. ευρώ αναμένεται να διατεθούν για ψηφιακά εργαλεία, 100 εκατ. ευρώ για ανάπτυξη ψηφιακών λύσεων και 165 εκατ. ευρώ για ψηφιακές συναλλαγές.

Η κρίσιμη θέση των ελληνικών επιχειρήσεων 

Η συγκεκριμένη δράση έρχεται να καλύψει μια ουσιαστική ανάγκη των ελληνικών ΜμΕ. Συγκεκριμένα, σύμφωνα με έρευνα του ELTRUN του Οικονομικού Πανεπιστημίου, παρά το γεγονός ότι ο Δείκτης Ψηφιακής Ετοιμότητας των ελληνικών ΜμΕ παρουσίασε άνοδο 10% την περίοδο μεταξύ 2020 και 2022, μόνο 1 στις 5 μικρές και μεσαίες εταιρείες βρίσκεται σε προχωρημένο στάδιο ψηφιακής ετοιμότητας, ενώ οι μισές είναι ακόμη στην αρχή της διαδρομής προς την ψηφιοποίηση.

Για τον λόγο αυτό, έντονο αναμένεται να είναι και το ενδιαφέρον το οποίο θα εκδηλωθεί, καθώς, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της Focus Bari (Απρίλιος 2022), το 81% των μικρομεσαίων επιχειρήσεων που απασχολούν έως 10 εργαζομένους και το 67% των εταιρειών με 11 έως 250 υπαλλήλους αναμένεται να δηλώσουν συμμετοχή στο πρόγραμμα.

Τα ψηφιακά εργαλεία τον καιρό της πανδημίας

Όπως είναι γνωστό, οι δομικές αλλαγές που προκλήθηκαν από την επέλαση του κορωνοϊού και στον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε, δοκίμασε τις αντοχές των επιχειρήσεων αλλά και των εργαζομένων. Είναι χαρακτηριστικό ότι σε σχετική έρευνα που πραγματοποιήθηκε παγκοσμίως από την ΕΥ, μερικούς μήνες μετά την επιβολή των μέτρων περιορισμού, το 84% των απασχολουμένων σημείωνε την ανάγκη αναβάθμισης των υπαρχόντων ψηφιακών εργαλείων και υιοθέτησης νέων τεχνολογιών στην εργασία, ενώ το 79% των εργοδοτών δήλωνε ότι επιδιώκει πράγματι να αναβαθμίσει τα ψηφιακά εργαλεία εργασίας σε σημαντικό βαθμό.

Αναμφισβήτητα, ένα από τα προγράμματα που ξεχώρισαν την περίοδο της τηλεργασίας ήταν το Zoom. Πρόκειται για ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης μέσω Η/Υ και κινητού, το οποίο προσφέρει τη δυνατότητα για έως 100 συμμετέχοντες και απεριόριστες 1:1 συναντήσεις. Ακόμα, διαθέτει πολλά εργαλεία κατάρτισης για πιο εύκολη και αποτελεσματική εργασία, ενώ τα άτομα εκτός εταιρείας δεν χρειάζεται να κάνουν εγγραφή, είσοδο κ.τ.λ., παρά μόνο ένα κλικ στο σύνδεσμο (link) που θα τους έχει αποσταλεί.

Μία ακόμα δημοφιλής λύση ήταν το Teams της Microsoft. Το συγκεκριμένο πρόγραμμα επιτρέπει τη συνεργασία μεταξύ ατόμων σε διαφορετικά μέρη, παρέχοντας «δωμάτια» για chat και συνεργασία, τηλεδιάσκεψη, άμεσες βιντεοκλήσεις, εκπαίδευση εξ αποστάσεως. Αξίζει να σημειωθεί ότι διαθέτει απόλυτη ενσωμάτωση με το Office 365 (Word, Excel, Outlook κ.τ.λ.).

Τέλος, μεγάλη ήταν και η άνοδος του αριθμού χρηστών του Webex, ενώ στη χώρα μας χρησιμοποιήθηκε προκειμένου να καλύψει τις ανάγκες της τηλεκπαίδευσης στα σχολεία. Πρόκειται για πλατφόρμα επαγγελματικών τηλεδιασκέψεων, συνεργασιών εξ αποστάσεως με πολλούς συμμετέχοντες, διοργάνωσης e-σεμιναρίων, online κατάρτισης κ.ά. 

Ο ρόλος των συστημάτων ERP

Τα σύστημα ERP (Enterprise Resource Planning) αφορά τον προγραμματισμό εταιρικών πόρων και την ανάπτυξη ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού για μεγαλύτερη και πιο αποτελεσματική διαχείριση εταιρειών – με έμφαση στις cloud λύσεις.

Στο πέρασμα των χρόνων, μετατράπηκε από ένα πολύπλοκο και δύσχρηστο σύστημα λογισμικού σε ένα εργαλείο που επιτρέπει σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα, να αυξήσουν τα έσοδά τους και γενικά να διαχειριστούν πιο αποδοτικά όλους τους διαθέσιμους πόρους τους.

Τα τελευταία χρόνια μια πολύ δημοφιλής λύση είναι το ERP στο cloud, ή αλλιώς SaaS ERP (Software as a Service ERP). Ο λόγος που συγκεντρώνει όλο και περισσότερους υποστηρικτές είναι διότι καταφέρνει να «απαντήσει» σε πολλές από τις προκλήσεις που συνδέονται με μεγάλες εγκαταστάσεις ERP. Επί της ουσίας, μία λύση Cloud ERP ή εναλλακτικά, Cloud-based ERP, καταφέρνει να αξιοποιήσει τις λειτουργίες του Διαδικτύου αναφορικά με τη διαχείριση πόρων και την αποθήκευση δεδομένων, επιτρέποντας την εκτέλεση όλων των εργασιών διαχείρισης της επιχείρησης στο cloud.

Εξαιρετικά σημαντικό είναι το γεγονός ότι το Cloud ERP δεν εγκαθίσταται καθόλου ως λογισμικό στους servers της εταιρείας, κάτι το οποίο συμβαίνει στην on-premise εγκατάσταση, άρα είναι γρήγορα διαθέσιμο για χρήση. Τέλος, αναβαθμίζεται πολύ πιο γρήγορα, δίνοντας την ευκαιρία στους πελάτες να «τρέχουν» πάντα την τελευταία έκδοση.

Συμπερασματικά, η επιχείρηση, μέσω του Cloud ERP, μειώνει τα λειτουργικά της έξοδα, αφού δεν απαιτείται πρόσθετο hardware και η τιμολόγηση γίνεται στη βάση μιας συνδρομής.

Οι λύσεις και οι δυνατότητες των Cloud CRM

O όρος CRM παρουσιάστηκε αρχικά τη δεκαετία του ΄90 με σκοπό να περιγράψει τις πρακτικές αλλά και το λογισμικό μέσω του οποίου μια επιχείρηση κατανοεί και εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες των πελατών της.

Μέσα από τα Συστήματα Διαχείρισης Πελατών-CRM (Customer Relationship Management) η εταιρεία προσπαθεί να αυξήσει τα κέρδη της, αυξάνοντας το ποσοστό ικανοποίησης των πελατών. Πρόκειται για ένα πελατοκεντρικό εργαλείο το οποίο θέτει το άτομο στο επίκεντρο της επιχειρηματικής δραστηριότητας και αυτοματοποιεί τις διαδικασίες των πωλήσεων.

Συγκεκριμένα, τα λογισμικά και οι τεχνολογίες software που είναι συμβατά με την εφαρμογή CRM συγκεντρώνουν και αποθηκεύουν δεδομένα για τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους συνεργάτες και τα εσωτερικά τμήματα μιας επιχείρησης.

Οι βασικοί στόχοι του CRM περιστρέφονται γύρω από την κατανόηση των αναγκών και των επιθυμιών των πελατών, όπως και την εύρεση τρόπων, ούτως ώστε, οι ήδη υπάρχοντες πελάτες να στραφούν σε δραστηριότητες της επιχείρησης που αποδίδουν μεγαλύτερο κέρδος.

Ακόμα, στο επίκεντρο βρίσκεται η προσέλκυση νέων πελατών μέσω της προσωποποίησης και της προσαρμογής των προσφερόμενων υπηρεσιών στις ανάγκες του εκάστοτε ατόμου αλλά και η βελτίωση του ποσοστού διατήρησης των πελατών μέσω της αμφίδρομης επικοινωνίας και της αλληλεπίδρασής του με την επιχείρηση.

Όπως έχει αποδειχθεί στην πράξη, οι επιχειρήσεις που εγκαθιστούν λογισμικό σύστημα CRM απολαμβάνουν μία σειρά από πλεονεκτήματα όπως:

• Εντοπισμό σημαντικότερων πελατών (segmentation)
• Στόχευση ενεργειών marketing και πωλήσεων
• Δημιουργία και συντήρηση ενιαίου πελατολογίου
• Διαχείριση καταλόγων προϊόντων και υπηρεσιών και συνεχή αναβάθμισή τους με νέα προϊόντα/υπηρεσίες
• Λανσάρισμα νέων προϊόντων που στοχεύουν στις πραγματικές ανάγκες των πελατών, παλαιών και μελλοντικών
• Επιλογή των κατάλληλων εργαλείων ανάλυσης και αξιολόγησης της πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα και τις φάσεις της επιχειρηματικής δραστηριότητας
• Έγκυρη και συνεχή ενημέρωση των εμπλεκόμενων στελεχών και τμημάτων της επιχείρησης με αποτέλεσμα την αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων

Collaboration tools: Ενισχύοντας την ομαδική εργασία

Είναι κοινή παραδοχή ότι όσο πιο αρμονική η συνεργασία των εργαζομένων σε μια επιχείρηση τόσο πιο πολλά είναι και τα οφέλη. Για τον σκοπό αυτό επιστρατεύονται διαδικτυακά εργαλεία που επιτρέπουν σε μια ομάδα να παραμένει συντονισμένη και να επικοινωνεί καλύτερα.

Μία εφαρμογή που ξεχωρίζει είναι το Slack. Πρόκειται για ένα εργαλείο το οποίο στοχεύει στην αύξηση της παραγωγικότητας και βοηθά τον χρήστη να οργανώνει την εργασία του και να επικοινωνεί με τους συναδέλφους του.

Συγκεκριμένα, προσφέρεται μια πλατφόρμα επικοινωνίας, στην οποία είναι εφικτή η διαχείριση των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν, ενώ σε αυτήν δύναται κάποιος να προσκαλέσει και άλλους εργαζομένους της εταιρείας. 

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο μέσω υπολογιστή όσο και android και επί της ουσίας πρόκειται για έναν εικονικό χώρο εργασίας ή workspace, ο οποίος επιτρέπει να μεταφέρεται on-line το γραφείο. 

Είναι ένα δωρεάν στη βασική του έκδοση εργαλείο, το οποίο, εκτός των άλλων, επιτρέπει την ανταλλαγή προσωπικών μηνυμάτων, φωτογραφιών και βίντεο.

Μία ακόμα εξαιρετική λύση για τις επιχειρήσεις είναι το Microsoft Share point. Πρόκειται για μια υπηρεσία που βασίζεται στο cloud, η οποία φιλοξενείται από τη Microsoft για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους. 

Δίνεται, λοιπόν, στις εταιρείες η δυνατότητα αντί να εγκαταστήσουν και να αναπτύξουν SharePoint Server εσωτερικής εγκατάστασης, να εγγραφούν σε ένα πρόγραμμα Microsoft 365 ή στο αυτόνομο SharePoint Online. Έτσι, οι υπάλληλοι μιας επιχείρησης μπορούν να δημιουργούν τοποθεσίες ώστε να έχουν κοινή χρήση εγγράφων και πληροφοριών με συναδέλφους, συνεργάτες και πελάτες. 

Λύσεις e-invoicing και ηλεκτρονικά βιβλία 

Η νέα εποχή για τις επιχειρήσεις αναδεικνύει σε πρωταγωνιστικό ρόλο την ηλεκτρονική τιμολόγηση, μέσω λύσεων e-invoicing.

Τα πλεονεκτήματά τους είναι ότι υλοποιούνται σε μικρό χρονικό διάστημα, προσφέροντας τη δυνατότητα μείωσης του λειτουργικού κόστους, ταχύτητα στις πληρωμές αλλά και σημαντικές διευκολύνσεις. 

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι έχουν προκαθορισμένο κόστος, ενώ δεν προκαλούν disruption στις λοιπές εργασίες της επιχείρησης, αφού είναι εγγυημένη η ενοποίηση (integration) με τα λοιπά συστήματα.

Επιπροσθέτως, δίνεται η δυνατότητα στην εταιρεία να αποκτήσει αυτοματοποιημένη επικοινωνία με τους πελάτες της, με τη χρήση ενός συστήματος Cloud CRM ή απλώς ακόμη και μέσω μιας automated email platform. Έτσι, διευκολύνεται η αλληλεπίδρασή της τόσο με υφιστάμενους όσο και με υποψήφιους πελάτες. 

Με τον τρόπο αυτό, ο ψηφιακός μετασχηματισμός «λύνει» τα χέρια μιας επιχείρησης, απαλλάσσοντας το τμήμα ΙΤ από την ευθύνη για εργασίες με αυξημένη πολυπλοκότητα και όγκο. Τέλος, ο περιορισμός της ανθρώπινης παρέμβασης ελαχιστοποιεί την πιθανότητα λαθών και παραλείψεων που θα έχουν επιπτώσεις στη λειτουργία αλλά και την αξιοπιστία της εταιρείας.

Συστήματα ψηφιακής διαχείρισης αποθήκης WMS – Οργανώστε ψηφιακά την αποθήκη σας

Ο παραδοσιακός τρόπος διαχείρισης των αποθεμάτων που βρίσκονται στην αποθήκη μιας επιχείρησης θεωρείται πλέον ξεπερασμένος. Στον αντίποδα, γίνονται όλο και πιο δημοφιλή τα συστήματα Warehouse Management, τα οποία προσφέρουν τη διαχείριση των αποθεμάτων και των λειτουργιών της αλυσίδας εφοδιασμού με αποδοτικούς και οικονομικούς τρόπους. Μέσω των μηχανογραφημένων συστημάτων WMS ενισχύονται τα πλεονεκτήματα της διαχείρισης αποθεμάτων και επιτρέπουν στις αποθήκες να εφαρμόσουν ένα αποτελεσματικό, ευέλικτο και λειτουργικό επιχειρηματικό μοντέλο. 

Με τον τρόπο αυτό αυξάνεται η ικανοποίηση των πελατών, ενώ επιτυγχάνεται σημαντική μείωση στην ποσότητα των επαναλαμβανόμενων ενεργειών χαμηλής αξίας που εκτελούν οι άνθρωποι καθημερινά, αυτοματοποιώντας τη ροή εργασίας με τις ψηφιακές συναλλαγές.

Τα συστήματα ψηφιακής διαχείρισης αποθήκης επιτρέπουν την εξυπηρέτηση των παραγγελιών με αποδοτικότητα και ταχύτητα, προσφέροντας διαρκή και online ενημέρωση για τις τρέχουσες ανάγκες, τις εκκρεμείς παραγγελίες και τις ανέφικτες παραδόσεις. Ακόμα, μέσω των αυτοματοποιημένων ροών αποστολής, παρέχεται εγγυημένη ακρίβεια των προϊόντων, ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και σημαντική βελτίωση της ταχύτητας και της απόδοσης.

Τέλος, επιτυγχάνεται η αποτελεσματική διαχείριση των αποθεμάτων, μια σημαντική πρόκληση ειδικά όταν μιλάμε για μεγάλες αποθήκες, αλλά και η μείωση του λειτουργικού κόστους.

Ηλεκτρονική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού

Ένα από τα κομβικά μέρη μιας επιχείρησης είναι το τμήμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Οι επιχειρήσεις στοχεύουν να στελεχωθούν με το κατάλληλο προσωπικό και να επιτύχουν, μέσω της καλής οργάνωσης, την αύξηση της παραγωγικότητας και της ικανοποίησης των εργαζομένων.

Για τον σκοπό αυτό γίνονται όλο και πιο δημοφιλή τα ψηφιακά εργαλεία που βοηθούν στη χάραξη και υλοποίηση ανθρωποκεντρικών στρατηγικών. Επιγραμματικά, ορισμένες από τις ανάγκες που μπορούν να καλύψουν οι τεχνολογικές λύσεις για την εύρυθμη διαχείριση τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού είναι οι εξής:

• Έκδοση μισθοδοσίας
• Καταγραφή παρουσίας
• Καταγραφή ωρομέτρησης
• Διαχείριση εκπαίδευσης
• Παροχές εργαζομένων
• Διαχείριση απόδοσης και αποζημίωσης
• Διαμόρφωση bonus αποτελεσματικότητας

Τα οφέλη μιας επιχείρησης από τη χρήση του κατάλληλου προγράμματος είναι πολλαπλά. Μεταξύ αυτών, η μείωση του λειτουργικού κόστους και ο περιορισμός της γραφειοκρατίας. Ακόμα, η ενοποίηση των λειτουργιών HR, η σωστή ενημέρωση στις αλλαγές της νομοθεσίας αλλά και η βελτίωση της παραγωγικότητας. Τέλος, η συγκεκριμένη στρατηγική οδηγεί στη σωστή ενημέρωση των εργαζομένων αλλά και στην αύξηση του βαθμού ικανοποίησής τους.

Συνοψίζοντας, τα σύγχρονα λογισμικά συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ακολουθούν τη νέα τάση και παρέχουν τόσο στο HR όσο και στους εργαζομένους και την ίδια την επιχείρηση μια νέα αντίληψη πέραν των παραδοσιακών πρακτικών. Είναι ανθρωποκεντρικά και δίνουν νέες δυνατότητες εξέλιξης των τμημάτων αυτών με πολλαπλά οφέλη για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. 

Μια πλατφόρμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού είναι η BambooHR, η οποία επιτρέπει σε ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού να οργανώνουν όλες τις πληροφορίες που έχουν συλλέξει για κάθε υπάλληλό τους καθ’ όλη τη διάρκεια της απασχόλησής του στην εταιρεία. 

Ανάμεσα στις δυνατότητες που παρέχονται συμπεριλαμβάνονται η παρακολούθηση καινούργιων εφαρμογών για νέες προσλήψεις, η αξιολόγηση επίδοσης για τους υφιστάμενους υπαλλήλους, η ενσωμάτωση καινούργιου προσωπικού και η αποδέσμευση προϋπάρχοντος.

Σκοπός της ΒambooHR είναι η απλοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού προκειμένου να δοθεί στους διευθυντές και τους εργοδότες ο επιπλέον χρόνος που χρειάζονται για να επικεντρωθούν περισσότερο στην προσέλκυση, ανάπτυξη, κινητοποίηση και διατήρηση των ατόμων που έχουν προσλάβει. 

Συστήματα CyberSecurity: Ψηφιακή οχύρωση της επιχείρησής σας

Τέλος, ένα εξαιρετικά σημαντικό κομμάτι για κάθε επιχείρηση είναι η αποτελεσματική αντιμετώπιση ηλεκτρονικών επιθέσεων που θα μπορούσαν να δημιουργήσουν σημαντικά προβλήματα.

Αξίζει να σημειωθεί ότι το 2021 ήταν μια χρονιά με μεγάλη επιτυχία στην πάταξη του εγκλήματος στον κυβερνοχώρο, καθώς σε διεθνές επίπεδο οι αρμόδιες αρχές πέτυχαν να εξαρθρώσουν μερικές από τις πλέον αδίστακτες οργανώσεις στον τομέα των κυβερνοεπιθέσεων, που έχουν προκαλέσει μεγάλα προβλήματα σε εταιρείες και καταναλωτές σε όλο τον κόσμο. 

Με την ολοένα αυξανόμενη χρήση του λεγόμενου «πλαστικού» χρήματος αλλά και των συναλλαγών μέσω Διαδικτύου, είναι σημαντικό για μια επιχείρηση να μπορεί να εξασφαλίσει στους πελάτες της ασφάλεια. Ειδικά για τα τραπεζικά ιδρύματα, μια επίθεση στους λογαριασμούς των καταθετών θα μπορούσε να είναι καταστροφική. Συχνό είναι, άλλωστε, το φαινόμενο μια τράπεζα να είναι «όμηρος», με αποτέλεσμα να πληρώνει σημαντικά ποσά.

Για τον λόγο αυτό, πολλές είναι οι εταιρείες που προσφέρουν ψηφιακές λύσεις online προστασίας, ενώ η αγορά των MDR Services αποτελεί το δυναμικότερο κλάδο της παγκόσμιας αγοράς των Cyber Security Services (συνολικό µέγεθος 64 δισ. δολάρια για το έτος 2020, σύμφωνα με την Gartner). 

Συγκεκριμένα, μέχρι το 2025, το 50% των οργανισμών θα χρησιμοποιεί υπηρεσίες MDR για παρακολούθηση, ανίχνευση απειλών και λειτουργίες απόκρισης που προσφέρουν δυνατότητες περιορισμού της απειλής.